Skip to main content

Prosedur Pembelian, Pengiriman dan Pemeriksaan Barang pada Proyek

Prosedur Pembelian, Pengiriman dan Pemeriksaan Barang pada Proyek - Terdapat alur dalam pembelian barang sampai dengan barang tersebut On Site di Lokasi Proyek. Dari alur tersebut memiliki prosedurnya masing-masing di setiap prosesnya, Prosedur yang harus dilaksanakan adalah sebagai berikut : 

Pekerjaan Persiapan

Sebelum memulai pekerjaan, perlu diadakan persiapan-persiapan yang akan mendukung pelaksanaan pekerjaan. Pekerjaan persiapan yang perlu dilaksanakan adalah :

  1. Persiapan   Administrasi yang meliputi persiapan surat - menyurat dan perizinan-perizinan yang dianggap perlu.
  2. Mobilisasi dan konsolidasi dengan pihak Main Supplier / Main Dealer Pemasok barang.
  3. Pengecekan ketersediaan barang ke pihak supplier sesuai dengan vendor list yang telah disetujui.
  4. Persiapan tempat penyimpanan barang sementara workshop / gudang.
  5. Vendor material memberikan spesifikasi data, gambar, dan surat pendukung lainnya serta melampirkan semua listing UL dan FM, untuk spesifikasi semua peralatan.
  6. Melakukan pengecekan kualifikasi produsen dan spesifikasi sesuai yang dipersyaratkan untuk nantinya material tersebut dapat terpasang serta mendapatkan perfoma yang baik.
  7. Vendor material wajib memberikan data produk yang meliputi kapasitas rata-rata, kurva perfomance test/laporan uji test terakhir, beban operasi yang dimana akan tertuang pada kelengkapan data sheet.
  8. Melampirkan sertifikat produk yang ditandatangani oleh produsen yang bersertifikasi bahwa produk material lengkap dan sesuai dengan persyaratan. serta Diagram wiring untuk detail aksesoris lainnya.

Pemesanan Barang

  1. Proses pemesanan yang akan dilakukan adalah dengan cara Tatap Muka langsung, via telepon dan e-mail. Dalam pemesanan bahan, spesifikasi harus benar - benar sesuai dengan permintaan pihak direksi/owner dan sudah disetujui.
  2. Setelah pemesanan barang dilakukan, perlu diadakan Crosscheck terhadap pesanan dan dilakukan penelitian terhadap barang pesanan.
  3. Untuk meminimalisir terjadinya keterlambatan kedatangan adalah dengan mengkonfirmasi stock material tersebut jauh-jauh hari sebelum melakukan order ke distributor dan factory.
  4. Setelah spesifikasi material disetujui maka Purchase Order (PO) dapat segera diluncurkan untuk pemesanan material tersebut, sehingga proses admintrasi dan dokumen pendukung serta stock material tersebut sudah ready sehingga kedatangan material bisa lebih cepat.

Packing Barang

  1. Packing material harus dikemas secara baik serta aman pada saat akan dikirim.
  2. Di dalam setiap komponen di beri buble warp/styrofoam untuk menahan getaran dan benturan di saat material dikirim, bubble warp berguna untuk meminimalisir tejadinya lecet dan kerusakan serta dalam kondisi basah /lembab.
  3. Material juga perlu di wrapping agar mejaga kualitas produk tetap baik dan bersih.
  4. Untuk memperkuat packing lapisan luar diberi packing kayu, gunanya untuk memperkuat packing dan melapisi lapisan dalam agar material tersebut tidak mudah rusak serta bisa menahan benturan dari benda apapun.

Pemeriksaan Material di Workshop Main Supplier / Main Dealer (Factory Acceptance Test)

  1. Jenis Barang; Pemeriksaan terhadap jenis barang yang telah ada apakah memang sudah sesuai dengan barang yang diminta
  2. Kuantitas Barang; Pemeriksaan terhadap jumlah barang per item.
  3. Kualitas Barang; Pemeriksaan spesifikasi barang
  4. Kondisi Barang; Pemeriksaan terhadap kondisi fisik barang yang telah tersedia.
  5. Hasil Pemeriksaan Barang; Hasil Pemeriksaan kemudian dituangkan dalam sebuah Berita Acara Pemeriksaan Barang oleh pihak direksi/owner pekerjaan.
  6. Pyshical Check; Melakukan Psychal chek terhadap barang yang akan dipasang pada pekerjaan tersebut dan melakukan FAT untuk menguji keaslian material tersebut sesuai dengan spesifikasi yang sudah ditentukan owner serta melampirkan COO, packing list / bill of loading,dokumen pengujian dan dokumen lainnya pada saat material itu akan dikirim.
  7. Uji Test; Barang dilakukan uji test bila diperlukan, sesuai dengan prosdur yang tersedia dari pihak factory maupun supplier.

Pengiriman Barang Dan Penyimpanan Material Ke Lokasi Kerja

  1. Pengiriman dilakukan dengan memakai jasa ekspedisi atau dengan menjemput barang secara langsung ketempat pesanan.
  2. Pengiriman yang memakai jasa ekspedisi adalah pengiriman barang berdimensi cukup besar dan berada cukup jauh dari tempat penyimpanan sementara. Sedangkan penjemputan barang secara langsung dilakukan terhadap barang yang ukurannya tidak terlalu besar dan berada relative   cukup dekat dari tempat penyimpanan sementara. Setelah semua barang pesanan sudah lengkap, maka pengiriman ke lokasi proyek sudah dapat dilaksanakan.
  3. Material yang akan dikirim harus di lengkapi dokumen admintrasi yang lengkap surat jalan ataupun gate pass sebagai syarat prosedur pengiriman material/barang.
  4. Pengiriman barang harus dikoordinasikan terlebih dahulu dengan pihak owner, agar menyesuaikan jadwal penerimaan dengan pihak terkait.
  5. Siapkan chek list material, jumlah sesuai dengan bq/permintaan dari pihak owner.
  6. Pastikan barang masih bersegel dan tertutup dengan packing, serta sesuaikan dengan chek list / surat dari bea cukai.
  7. Melindungi permukaan logam mesin yang ter-exposed, bukan pipa.
  8. Mempertahankan penutup pelindung pada saat pengiriman, dan lapisan pelindung selama penyimpanan.
  9. Melindungi aksesoris lainnya terhadap kerusakan dari pasir, grit, atau benda asing lainnya.
  10. Barang harus disimpan di dalam workshop atau gudang yang tertutup, barang tidak boleh diletakkan di area terbuka atau outdor, guna menghindari cuaca hujan atau kotoran yang bisa mengakibatkan korosi/kerusakan pada material
  11. Material harus tetap di dalam kemasan dari pihak supplier jika material belum akan dipasang.

Pemeriksaan Barang di Lokasi Proyek

  1. Jenis Barang; Pemeriksaan   terhadap   jenis   barang   yang   telah on site di lokasi apakah memang sudah sesuai dengan barang yang diminta dan pada saat FAT.
  2. Kuantitas Barang; Pemeriksaan terhadap jumlah barang per item.
  3. Kualitas Barang; Pemeriksaan spesifikasi barang.
  4. Kondisi Barang; Pemeriksaan terhadap kondisi fisik barang yang telah tersedia.
  5. Pemeriksaan Dokumen; Gate Pass, Surat Jalan, COO, Packing list / Bill of Landing harus sesuai dengan spesifikasi material

Serah Terima Barang / Material, Pelaporan Dan Dokumen Adminitrasi

  • Dengan selesainya pemeriksaan barang dan dinyatakan telah sesuai dengan permintaan pihak   direksi/Owner, maka serah terima barang sudah dapat dilaksanakan.
  • Serah terima barang dituangkan dalam sebuah Berita Acara Serah Terima dan pemeriksaan di Lokasi Proyek

Labels:

Comments

Post a Comment